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Flex office – l'aménagement d'espace de travail innovant

Le "sans bureau fixe", nouvel eldorado de la qualité de vie au travail

La notion de Flex office est entrée dans les entreprises il y a quelques années. Plus qu’une tendance, cette nouvelle manière de travailler bouscule les codes de management et d’organisation que nous connaissions jusque-là : une (r)évolution est en marche. 

Le principe du Flex office est simple : des espaces dédiés qui se mélangent, créant des zones de travail en libre-service, flexibles et connectés.

Au revoir la notion de sédentarité et d’individualisme, faites place nette au collectif et au partage.

Alors que 40% des postes de travail sont aujourd’hui inoccupés, la question d’un aménagement de l’espace de travail optimisé et rentable est incontestable. 

De plus, avec l’arrivée sur le marché du travail de la génération Y & des millenials (en constante recherche de changement, d’innovation et de flexibilité), l’augmentation du télétravail va être renforcée pour toucher en 2020, 50% des employés.

Silent Room, open space, modulable, structure mobile

Le Flex office offre de nombreux avantages tant pour les entreprises que pour les salariés : au-delà de la qualité de vie au travail nettement améliorée, le Flex office permet de réduire l’espace de travail loué ou acheté, d’optimiser et de diversifier ses utilités.

Ces nouveaux espaces qui deviennent individuels ou collectifs selon les besoins, participent à accompagner la transition managériale 2.0 et améliorent la transversalité de l’information, objectifs rares et recherchés par les entreprises.  

Cependant, l’évolution vers le Flex office demande une véritable réflexion collaborative :

– Analyser l’organisation du lieu de travail pour chaque service,

– Faire une proposition de télétravail à temps partiel ou plein,

Agencer les horaires de travail des collaborateurs selon leurs besoins,

– Agencer autrement les espaces de travail,

– Proposer des supports pour digitaliser le travail des équipes et favoriser la mobilité

 

 
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En outre, sans un accompagnement professionnel vers cette évolution, les risques sont multiples :

L’accompagnement des salariés et des membres du comité de direction est fondamental pour assurer la transition vers une dépersonnalisation du poste individuel de travail et vers la fin de l’image hiérarchique associée au « bureau du patron ».

 

L’accompagnement dans l’utilisation des nouveaux espaces : le Flex office peut avoir un effet inverse au partage. Sans organisation et règles rigoureuses, les collaborateurs peuvent montrer des signes de fatigue ou d’énervement. 

 

L’accompagnement dans l’aménagement de l’espace de travail : à vouloir supprimer les bureaux, le risque est de créer des espaces de travail restreints, parfois pas assez nombreux et provoquant un sentiment de non appartenance à la société. 

Afin de réussir ce nouveau projet, le concept doit être pensé « en communauté », avec une préparation en amont de l’intégration des salariés dans ce nouvel environnement de travail, pour un Flex office optimisé.

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